谷歌、IBM、英特爾等公司可能會繼續因其「重返辦公室」的決定而成為頭條新聞，但除了極少數例外，討論的焦點不再是 無論 他們本來允許在家工作，但是 多少次既然「在哪裡」工作已經確定，現在就該關注「如何」了。具體來說，如何掌握即時（或稱為「同步」）和「非同步」協作的結合，從而提高生產力、減少會議負擔並緩解壓力。非同步協作是提高工作效率、減輕重複會議壓力的關鍵策略。
會議過多會對員工的工作效率、壓力等產生負面影響。
同步協作包括面對面會議、視訊會議和電話交談。非同步協作包括電子郵件、論壇、錄製會議、協作文件、視訊訊息和專案管理工具。選擇合適的協作方式（同步或非同步）對於改善工作流程至關重要。
關於哪個最好，並沒有真正的規則，但一般來說：
同步協作最適合處理複雜問題、進行敏感對話、與老闆進行一對一會議、加強社交聯繫。在需要即時互動和直接交流想法的情況下，同步協作通常是首選。
非同步協作最適合用於公告、狀態更新、資料收集、文件編制和協作寫作。非同步協作允許員工靈活地在不同時間工作，從而提高效率和生產力。
即使只是就協作工具達成一致，也能提高效率，並減輕監控多個管道的壓力。但真正的回報來自於團隊就方法（同步或非同步）以及根據互動性質使用的工具達成一致。確定合適的工具和方法有助於簡化協作流程並減少混亂。
非同步工作（Async）的其他優點
質疑每一次會議。它能被非同步替代方案取代嗎？
非同步工作不僅能減輕會議負擔。如果正確實施，它還能：
- 加速跨時區的協作。
- 遠距團隊成員避免下班後的會議。
- 透過為人們提供一種無需在會議上發言的壓力即可做出貢獻的方式，使思想庫多樣化。
- 它透過避免「群體思維」或屈服於房間裡最響亮的聲音來促進創新。
會議是最容易實現改進的機會。
根據 Atlassian 報告72% 的會議都是無效的。臨時會議佔所有會議的 60%，根據 Microsoft微軟，是最糟糕的。在評估其價值時，只有 7% 的參與者認為它 2024年工作場所彈性趨勢報告——根據我參與撰寫的一項研究，這些會議受到高度重視。即使是評價最高的會議類型──決策相關會議，也只有24%的參與者給予高度評價。
非同步工具為提高會議效率帶來了希望。近60%的受訪者認為電子郵件可以取代四分之一的會議時間，30%的受訪者表示最多可以取代一半的會議時間。不必要的會議造成的生產力損失是巨大的。對於一家擁有1,000名員工的公司來說，僅僅減少每週兩次的會議，每年就能節省約3.7萬美元的生產力損失（見註1）。
開始使用 Async 的五種方法
為了充分發揮非同步技術的優勢，企業需要將其融入核心業務。 “對於企業來說，這是一個利用非同步技術發展業務的絕佳機會。” 繆斯集團「我們的非同步協作文化充分釋放了團隊在會議之外進行協作的能力，」他補充道。 “它讓每個人都能更靈活地專注於如何取得最佳成果，而不是翻看日曆或浪費時間製作 Powerpoint 幻燈片。”©「我們也注意到，這種轉變讓人們更加重視面對面的協作，這使得會議更有價值，實際上有助於提高生產力，而不是降低生產力。」*專家提示：非同步協作使團隊能夠靈活地工作，專注於結果而不是嚴格的時間表。 *
幸運的是，即使是一點點非同步也能發揮很大的作用。以下是五種快速入門的方法。
1. 質疑每一次會議：有效商務會議管理的基礎
在點擊日曆邀請上的「傳送」按鈕之前，請先問自己以下重要問題： 提高團隊的生產力:
- 這次會議真的有必要嗎？不開會就無法達成預期目標嗎？
- 會議可以錄製下來，方便那些實際上不需要親自到場的人觀看嗎？這樣他們以後可以根據需要查看會議內容。
- 會議時間能短一點嗎？通常用更短的時間就能達到同樣的成果。
- 電子郵件或共用文件可以取代會議嗎？考慮比傳統會議更有效的替代方案。
2. 提升會議品質：專家策略
員工通常不討厭會議，但他們討厭浪費時間的會議。以下這些有效策略可以讓你的會議「有價值」：
- 必須有議程並指定預讀材料。
- 使出勤成為可選的以提高效率。
- 錄製會議，以便未出席會議的人稍後可以觀看錄音。
- 不要讓新的、未計劃的議題影響議程。
- 不要讓房間裡最響亮的聲音主導談話或恐嚇他人。
在 Muse Group，每次會議邀請都包含一個具有明確目標和預讀內容的議程，並以具體的行動步驟結束。
3. 安排無會議日：提高生產力並減少倦怠
員工常常被接連不斷的會議壓得喘不過氣來，幾乎沒有時間完成預期的工作，甚至沒有時間反思。為了促進員工深度專注，減少會議倦怠，可以考慮定期安排無會議日或無會議時段，為員工提供可靠的、不受干擾的專注時間。值得注意的是，指定「專注日」可以提高績效，減少不必要的會議。 Dropbox的 她認為「專注日」活動使會議次數減少了 28%。
4. 盡量減少干擾
臨時會議會對生產力產生負面影響，並增加壓力。知識型員工通常每天會被打斷6到25次，每次打斷都需要15到25分鐘的恢復時間。
5.建立單一可靠的資訊來源。
非同步工作依賴於清晰的書面溝通。詳細的文檔記錄能夠確保專案跨時區順利運行，提高透明度，減少持續更新的需求，並有助於建立強大的組織記憶。擁有單一可靠的資訊來源，或稱為「單一事實來源」（SSOT），能夠賦予個人自主感，使同事無需一遍又一遍地重複解釋，有助於新員工入職流程，並確保每個人對問題的答案都一致。這種做法是有效企業知識管理的基石。
非同步通訊並不是一個神奇的解決方案。
儘管非同步通訊有很多好處，但其成功取決於有效的實施。在決定如何進行非同步通訊之前，請考慮以下幾點：
- 不要操之過急。慢慢來，先從實施上述建議開始。
- 我意識到員工會聽從經理和領導的領導。他們必須給予支持，並樹立良好的榜樣。
- 不要指望員工自然而然地過渡到非同步溝通。他們需要訓練、持續提醒，以及一個改變的理由──「這對我有什麼好處？」（WIIFM）。強調他們將節省多少時間，以及如何減輕他們總是感覺時間不夠用的壓力。 *注意：員工必須感受到這種轉變的價值。 *
- 在適當的情況下使用非同步溝通方式。非同步溝通方式不適合討論敏感或情緒化的話題、緊急或複雜的問題，或建立新的社會關係。
- 請記住，非同步溝通方式因缺乏視覺和聽覺回饋而有嚴重缺陷。因此，所發出的訊息與收到的訊息不一致的風險會大大增加。 *為避免誤解，請使用清晰簡潔的語言。 *
- 我意識到社交需求高的人最難適應非同步溝通。例如，銷售人員和外向的人喜歡直接溝通。如果沒有直接溝通，他們真的很難適應。必須找到一種妥協方案或其他途徑來滿足他們對即時溝通的需求。
結論
擁抱非同步協作並不意味著要消除所有會議或即時互動。而是要有意識地改變人們即時溝通的方式、時間和原因。這是為了改善 員工時間管理 和 提高團隊生產力.
隨著它不斷發展 地方 和 .يفية 在工作中，掌握新的實踐和流程（例如非同步工作）將對個人、團隊和組織的成功至關重要。這種轉變代表著一個黃金機會，可以採用 彈性的工作策略 和 改善數位化工作環境.
註 1) 假設平均薪資為 60,000 美元加上福利，平均會議時間為 60 分鐘。
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