每位 Google Sheets 用戶都必須掌握的 10 個實用技巧

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如果你不是每天都花幾個小時使用電子表格，你可能只知道 Google Sheets 的一些基本功能：添加、減去和排序資料。但 Sheets 擁有許多強大的功能，即使是普通用戶也能輕鬆管理資料。以下是 10 個每個人都應該知道的 Google Sheets 隱藏技巧。

透過修改鏈接，將 Google Sheets 文件轉換為乾淨的副本或可下載的 CSV 檔案。

表格和其他 Google Workspace 應用程式的一大優勢在於，協作者可以即時進行編輯和檢視變更。然而，在某些情況下，您可能不想共享即時電子表格，而是希望提供一個乾淨的副本或可下載的 CSV 檔案。使用可編輯的共享鏈接，您無需手動建立副本或匯出文件。只需將連結末尾的 `/edit` 替換為 `/copy`（建立乾淨副本），或替換為 `/export?format=pdf` 或 `/export?format=csv`（下載檔案）即可。

在 Google 表格中建立直接單元格鏈接，引導協作者找到特定資料。

當您希望合作者查看大型資料集中的特定部分時，無需提供儲存格編號或範圍供他們手動搜尋。只需向他們發送指向單一儲存格或範圍的直接連結即可。選取該儲存格或範圍，右鍵單擊，然後選擇「檢視增強功能」>「儲存格操作」>「取得此儲存格/範圍的連結」。連結將複製到您的剪貼簿，方便您輕鬆分享。

Google 試算表中的迷你圖：一目了然地分析趨勢

表格具有強大的資料視覺化功能，但如果您只需要一條簡單的趨勢線，可以在儲存格內創建，以便快速概覽資料隨時間的變化。這樣做還能保持表格的整潔，避免多個圖表幹擾其他數據。在儲存格中輸入 `=SPARKLINE`，選擇儲存格區域，然後按 Enter 鍵即可。

Google 表格中的漸層條件格式：直覺地區分最大值和最小值

條件格式可以根據特定規則為儲存格套用顏色－例如，根據截止日期為項目狀態或截止日期設定顏色編碼，或將負數金額顯示為紅色，正數金額顯示為綠色。自訂漸層是條件格式的另一種形式，它根據刻度為數值添加陰影，以便您可以一目了然地查看數值範圍的上限和下限。若要設定自訂漸變，請前往「格式」>「條件格式」>「顏色刻度」，然後選擇儲存格範圍、最小值和最大值以及漸層。最後，按一下「完成」。

Google 試算表中的智慧晶片：整合互動式元素和雲端硬碟文件，實現即時協作

智慧晶片是 Google Workspace 中的互動式可點擊元素，可用於標記協作者、連結檔案、插入狀態表格或下拉列表，或快速向電子表格新增日期和表情符號。例如，從雲端硬碟新增文件時，點擊單元格即可顯示預覽和文件鏈接，這比複製貼上完整 URL 更簡潔。只需在任何儲存格中輸入“@”即可開啟智慧晶片選單。

簡化 Google 表格中的資料輸入：使用自訂術語和下拉列表

雖然 Google 試算表沒有像 Google 文件那樣內建的自動替換功能（該功能允許您設定快捷方式，自動將長文本轉換為短文本），但使用下拉式選單可以有效地解決這個問題。這樣，您可以快速新增較長的、常用的條目，並設定格式，例如標題、電話號碼、類別標籤和品牌名稱。若要使用下拉式選單，請前往“插入”> “下拉式選單”，然後在“選項”方塊中輸入您想要顯示的文字。您可以添加多個選項，並使用顏色編碼使其更加醒目。 （或者，您可以使用上面提到的“智慧型晶片”技巧，然後從選單中選擇“下拉式選單” 。）

個人字典功能是 Google 試算表和 Google Workspace 中另一個實用的文字編輯工具；它可以防止 Google 將單字標記為拼字錯誤。您可以透過「工具」 >「拼字」 >「個人字典」來新增您的品牌術語、名稱和其他常用字詞和短語。

使用 IMPORTHTML 函數自動將網頁資料匯入 Google 試算表並進行更新。

如果您想將公開資料匯入電子表格，又不想經歷繁瑣的複製、貼上和重新格式化過程，IMPORTHTML 函數是您的理想之選。此函數可讓 Google 試算表自動完成所有工作。只需貼上 `=IMPORTHTML(“url”, “query”, “index”)`，然後在 URL 欄位中填寫您要從中提取資料的頁面位址。在 query 欄位中，指定資料是在表格還是清單中，然後輸入頁面上的表格編號。每次開啟或刷新電子表格時，資料都會自動更新，無需手動更新。請注意，此函數僅適用於無需登入即可存取的公共網站。

資料清理：從匯入到 Google 試算表的資料中刪除重複項和多餘空格

如果您確實需要將來自外部來源（例如 CSV 檔案）的原始資料匯入到電子表格中，Google 表格可以處理大部分清理工作，省去您手動從大型資料集中刪除重複項的麻煩。若要執行此操作，請前往「資料」>「資料清理」，然後從「刪除重複項」、 「移除空格」或「清理建議」中進行選擇。

將 Google 試算表連結到 Google 表單，以便有效組織回复

雖然 Google 表單會將回應直接匯入 Google 表格，但您也可以反過來，將新表單連結到現有的電子表格。例如，在您的主預算電子表格中，您可以為每個月份建立一個新標籤頁，然後使用包含交易日期、金額和費用類型等基本問題的 Google 表單提交費用，這些費用將自動填入該標籤頁中，而無需直接操作電子表格。若要開始使用，請前往“工具”>“建立新表單”。這將在您的電子表格中建立一個用於表單回應的標籤頁（可以根據所選月份重新命名），以及一個可編輯的 Google 表單。請注意，您需要發布該表單才能使用它。如果您在 Google Workspace 中啟用了 AI 功能，也可以讓 AI 為您產生表單。

使用Google翻譯功能快速翻譯Google表格中的儲存格內容

Google Sheets 讓您可以使用函數快速輕鬆地翻譯儲存格內容。 GOOGLETRANSLATE 整合式翻譯。此功能在處理多語言資料或需要快速理解外語內容時非常有用。要使用此功能，只需在要顯示翻譯的儲存格中輸入以下公式： =GOOGLETRANSLATE(النص_المراد_ترجمته, "اللغة_المصدر", "اللغة_الهدف")例如，要將儲存格 A1 中的文字從英語翻譯成阿拉伯語，您可以這樣寫： =GOOGLETRANSLATE(A1, "en", "ar")您也可以將「待翻譯文字」替換為用引號括起來的直接文字。

Google 試算表內建了強大的GOOGLETRANSLATE函數，可讓您直接在表格中翻譯文本，無需頻繁複製並貼上到外部工具。旅行時，您可以利用此功能建立動態的雙語或多語種短語手冊；或者，您也可以將其應用於接收多種語言輸入的 Google 表單回應。若要使用此功能，請貼上以下命令：=GOOGLETRANSLATE(cell, “auto”, “target_language”)。其中，「auto」指的是文字的原始語言（例如，「en」代表英語），而「target_language」是目標語言代碼。輸入函數後，選擇儲存格並將其拖曳到行的另一端或列的另一端，即可將翻譯套用到所需的範圍。