你需要知道的最重要的事情
- 人工智慧可以搜尋 Google 雲端硬碟中儲存的數百份文檔，快速檢索訊息，例如週期性項目或未完成的任務。
- 利用人工智慧轉換冗長的 PDF 和報告，清晰地提取可執行的任務和重要截止日期。
- 利用人工智慧技術，將您以前的 Google 雲端硬碟工作成果重新煥發活力，例如將研討會記錄轉換為部落格文章，或將會議筆記轉換為清單。
根據我的經驗，我發現，提高工作效率的最大因素並不總是來自需求本身，而是來自讓人工智慧存取我每天都在使用的文件。
一旦人工智慧能夠存取我的筆記、研究資料、PDF 文件以及我 Google Workspace 中的幾乎所有其他內容，它就開始像助手一樣運作，能夠理解我問題背後的上下文。
如果您已經在使用 Google 雲端硬碟，以下是利用這優勢的七種方法。
1. 將大量研究資料轉化為精煉的初稿
任務：利用本資料夾中的文檔，製作一份演示文稿，闡述主要發現。簡報應使用清晰的標題進行組織，標明不同來源之間的差異，並指出任何需要進一步調查的論點。
與其從六份文件複製貼上訊息，不如讓你的AI打開你的研究資料夾，並解釋你想寫什麼。你會立刻感受到其中的差異。 AI不再依賴已知的訊息，而是會根據你的研究成果來回應。
2. 秒內即可比較文檔
任務：比較這兩份文件，並建立一個表格，列出每項重大變更。重點突出任何影響定價、截止日期、責任人或關鍵決策的變更。
想知道提案或合約的兩個版本之間有哪些改變嗎？這種情況我常常遇到，尤其是 Google Docs 不夠用，或是初稿完全遺失的時候。上傳兩個文件，讓 AI 進行比較。原本需要花費半小時進行繁瑣校對和細緻檢查的工作，現在只需幾秒鐘就能完成。
3. 詢問有關多年觀察的問題。
Q：根據我過去六個月的會議觀察，哪些項目被提及的次數最多？
或：你承諾完成但尚未完成的任務有哪些？
我們大多數人的 Google 雲端硬碟裡都儲存著數百份文檔，卻很少打開。與其手動翻閱資料夾，不如讓 AI 搜尋內容。這是一種更快的方式，可以重新找到你已經創建的資訊。 AI搜尋蓬勃發展：用戶現在委託 AI 而非 Google 完成的 6 項任務。
4. 將 PDF 檔案轉換為可執行任務
要求：總結這份文件，列出所有可執行的任務，註明重要的截止日期，並解釋我應該特別注意的事項。
冗長的報告固然有用，但真正需要閱讀時卻往往令人失望。無論是季度報告、教科書或使用手冊，人工智慧都能提取所需資訊。這樣一來，您得到的就不是泛泛的總結，而是真正有用的信息。
5. 發現你之前不知道存在的鏈接
這是我最喜歡的人工智慧應用之一。給它幾份相關文檔，例如腦力激盪記錄、客戶回饋、會議記錄和專案計劃，然後讓它尋找其中的規律。
您可能會發現一些反覆出現的問題、被忽略的想法或主題，這些在單獨閱讀每份文件時並不明顯。
6. 復興舊作品
我現在常用這個方法。我的 Google 雲端硬碟裡堆滿了文檔，它們當初看起來很棒，但我一直拖著沒處理。人工智慧可以改變這種情況。例如，網路研討會的文字記錄可以變成一篇部落格文章，會議記錄可以變成一份清單，簡報可以變成一份簡報，或者一份舊報告可以變成一個社群媒體宣傳活動。可能性真的無窮無盡。
與其每次都從零開始，不如在已有工作的基礎上繼續努力。
7. 讓人工智慧學習你的寫作風格。
（圖片來源：Getty Images）
要求：請以這三封郵件為範例，寫一封新的郵件，向我的經理提出加薪請求。請保持與我郵件的語氣和句式長度一致，但不要直接複製任何措辭。
使用自己的文件進行寫作的一個常被低估的好處是保持一致性。與其告訴人工智慧“像我一樣寫作”，不如提供你之前作品中的範例。雖然我不鼓勵任何人使用人工智慧來代寫，但這確實是一個借助人工智慧加速撰寫複雜郵件的好方法。
我用這種方法處理過無數次棘手的鄰居問題、退款申請以及諮詢醫生的問題。人工智慧幫助我表達出一些我可能遺漏的資訊。
結論
我發現了我的 Google 文件背後蘊藏著許多我從未想過的可能性。事實上，我 Google Workspace 中的許多文件都是在人工智慧出現之前編寫的，所以現在藉助人工智慧探索它們，真是既有趣又實用。下次當你苦於尋找靈感時，不妨試試這個方法——只需瀏覽一下 Google 雲端硬碟中已有的文件，就能發現你之前錯過的工作流程。
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