巧妙管理辦公室：應對全球氣溫上升挑戰的策略

如果過去幾個月的趨勢可以作為參考，那麼極端高溫已經成為英國夏季不可或缺的一部分。隨著氣溫持續攀升，雇主面臨越來越大的壓力，必須確保工作場所能夠應對這種高溫環境。

挑戰在於理解最明智的適應方式，因為靠猜測和犯錯的代價很高。

布拉德利·貝頓

理光數位體驗中心資深技術工程師。

據估計，2026年6月襲擊英國的熱浪導致2,400萬工時損失，並造成英國經濟1.15億英鎊的生產力損失。這些數據表明，工作場所條件對企業績效有著直接的影響。

同時，混合辦公模式也帶來了另一層複雜性，從根本上改變了辦公室的運作方式。員工出勤率遠不如以往那麼可預測，導致難以預估何時何地最需要冷氣、通風和辦公空間容量等資源。

除了夏季的炎熱之外，企業還需要能夠在所有季節高效運轉，並能適應不斷變化的人員佔用和環境條件的辦公室。他們必須了解員工在辦公室內的活動軌跡，例如他們使用的辦公桌、最常使用的會議室、團隊合作的區域以及經常被忽視的空間。

要實現這一目標，需要立即了解建築物的使用情況。感測器技術和工作場所使用數據正是在此發揮作用，它們可以將假設轉化為證據，並為組織提供所需的洞察，從而做出更明智的工作場所決策。

整棟大樓的平均值可能會掩蓋局部問題。

許多辦公室的運作仍然是基於相對固定的建築運作模式。冷凍和通風系統可能按照預定的時間表運行，而各個空間的管理則依據其最大容量，而非實際使用情況。但我們都知道，現代辦公室的運作並非如此可預測。

有一天，整層樓可能空無一人，而另一層樓人滿為患。第二天，情況可能完全相反。在繁忙的星期二，會議室經過數小時的持續協作後可能會變得悶熱難耐，而相鄰的開放式辦公區卻依然舒適宜人。同樣，陽光直射的區域自然會比其他區域升溫更快。

單一地點的溫度讀數無法反映辦公室內各種溫度變化的情況。然而，許多關於整棟建築的決策卻往往基於這些有限的信息，導致能源在不必要的地方被消耗，而真正的舒適度問題卻被忽視。

因此，雇主需要更全面地了解工作場所的績效。環境感測器可以監測不同區域的溫度、濕度、二氧化碳和空氣質量，提供關鍵的即時數據，而佔用率數據則可以顯示空間的使用情況以及一天中的變化。

企業通常認為需要監控員工才能了解工作績效，但事實並非總是如此。這些系統在設計時充分考慮了隱私保護，它們結合了熱感應、環境溫度和二氧化碳水平以及匿名空間追蹤技術，能夠在不識別用戶身份的情況下揭示特定區域的工作績效。

透過將這些數據點匯集在一起，設施團隊可以及早發現真正的問題，了解其原因，並優先採取對員工及其生產力有實際影響的行動。

讓數據發揮作用

在工作場所收集數據只是開始。真正的價值在於企業如何利用這些資訊來改善員工體驗，同時提高樓宇營運效率。人們很容易將注意力集中在儀錶板和感測器上，但真正的目標是為設施管理團隊提供實用且可操作的洞察。

職場智慧不僅在於問題發生時迅速做出反應，還在於問題開始影響使用該空間的人員之前就預見它們。

例如，二氧化碳濃度升高可能表示會議室需要改善通風，而溫度頻繁波動則可能指向設備使用過量、午後陽光照射過多或人員佔用與冷凍系統不匹配等問題。這有助於設施管理團隊找出問題的根本原因，並在問題影響員工之前採取行動。

透過將資源投入真正需要的領域，雇主既能提升員工福祉，又能減少不必要的能源消耗和營運成本。這種更有針對性的方法也有助於實現更廣泛的永續發展目標。

避免對幾乎空置的樓層進行不必要的製冷，可以降低營運成本，並幫助企業在不影響生產力或室內空氣品質的前提下，朝著範圍 2 的排放目標邁進。

設計適合員工實際工作方式的工作空間

或許，職場數據最大的價值在於它隨著時間的推移所揭示的資訊。

各種模式開始顯現，使組織能夠更深入地了解其工作空間的使用情況。

反覆出現的模式可以揭示哪些空間長期未被充分利用，哪些空間對建築系統的要求最高，以及某些區域是否應該開放、合併或徹底重新設計。它們還可以指導制定更精準高效的冷凍計劃、房間預訂政策，以及為特定團隊或活動選擇最佳位置。

登入和預訂數據為分析提供了更多資訊。企業可能會發現，員工經常偏好某些特定的辦公室，小型會議室總是爆滿，或專門設計的協作區域很少被使用。這些行為能為設施管理團隊提供僅憑溫度讀數無法揭露的資訊。

但是，只有結合員工回饋才能更好地利用這些數據。

對於擁有多個辦公地點和數千名員工的組織而言，與每位員工進行一對一溝通並不總是切實可行的。工作場所數據可以幫助我們精準定位需要深入探討的領域，而問卷、回饋工具和員工的直接回饋則能為這些數據提供背景資訊。

工作場所情報可以突出顯示整個建築物內正在發生的事情，但員工才能提供背景信息，解釋為什麼這很重要，以及環境如何影響他們的協作和專注能力。

將這些觀點結合起來，可以更全面地了解工作場所的績效。

最終目標是創造能夠不斷適應變化環境的辦公場所，以維持員工的舒適度和生產力，而不是依賴很快就會過時的固定假設。

為應對未來更炎熱的辦公環境做好準備

難以預測的不再只是天氣；工作模式也在快速變化，而傳統的、僵化的工作場所管理方法已經跟不上這些加速變化的步伐。

企業需要了解建築的設計功能，更重要的是，了解建築的日常使用。這種洞察力能夠幫助設施管理團隊更快地做出回應，更有效地利用能源，並創造舒適靈活的工作環境，以適應不斷變化的情況。

其優勢在於提供使用者更佳的工作環境。員工可以在需要時集中精力，並確信工作環境能夠支持他們完成工作。

簡而言之，當工作環境為員工提供更好的體驗時，他們使用該環境和前來工作的意願就會增加。