你需要知道的最重要的事情
- 收件匣中的人工智慧有助於優先處理緊急訊息和分組相關主題，為缺席用戶提供一個重點明確的起點，並需要手動審核。
- Gmail 的 AI 摘要功能可以概括冗長的電子郵件對話，提取關鍵點和最新回复，但仍需要驗證原始郵件以獲取準確或關鍵資訊。
- 人工智慧可以掃描對話，提取待辦事項、任務和截止日期，讓你可以再次向 Gemini 查詢即將到來的承諾或日期，以獲取詳細資訊。
我祖父以前在我上學期間給我寫信，每封信的結尾都會寫：“很高興能來看你一會兒。” 我對任何信件仍然抱有這種感覺；無論信件多麼短暫或簡單，它都是一種與人交流的方式。
既然克勞德不僅能寫郵件還能發送，我覺得這又是一項我完全不需要的AI功能。不過，我對整個討論卻有著截然不同的看法。
整理郵件、找出隱藏的附件，或重讀20則訊息的對話記錄以確定達成的共識，這些工作本身並沒有什麼個人意義。它們很容易佔據我一整天的時間，所以我很樂意將其中一些工作委託給人工智慧。
像Google的AI收件匣和Gmail的AI概覽這樣的功能可以對郵件進行優先排序、總結對話內容，並解答關於分散在多封郵件中的信息的問題。我仍然會親自回覆郵件，但我花在決定要發送哪些郵件的時間大大減少了。
以下五種方法可以讓人工智慧更輕鬆地管理你的收件匣，而無需為你撰寫任何電子郵件。
1. 它會告訴你哪些事情需要你關注
大多數收件匣會將每封未讀郵件顯示為需要您關注的額外事項。您可能會看到有人在等待您的回复，同時還會看到折扣通知、自動產生的收據或您可能稍後閱讀的新聞簡報。
谷歌的AI收件匣旨在區分這些訊號。它會突出顯示最重要的事項，並將你可能需要關注的主題分組，從而為你提供比冗長的時間線更明確的起點。
這在我離開一段時間後返回郵箱時尤其有用。我不用一封一封地打開郵件查看發生了什麼，而是可以直接查看 Gmail 標記為重要的對話。
人工智慧並非總是能完美理解你的優先事項，所以請記住這一點。一封看似普通的郵件可能很重要，原因可能是寄件人，或是在郵件之外進行的討論。我仍然會查看收件匣裡的其他郵件，但我不再需要把每條未讀郵件都視為同樣緊急。
2. 總結冗長的電子郵件往來
沒有什麼比打開一個包含數十個新回覆的郵件線程更讓我想要迅速關閉 Gmail 了。
有些資訊重複了對話開頭的內容。有些資訊則引出多個話題，你需要的資訊可能隱藏在對話的中間。等到對話結束時，你很容易忘記最初引發這場對話的原因。
Gmail 的 AI 概覽功能可以總結冗長的對話，提取關鍵資訊和最新回應。這讓我能夠了解郵件主題，並知道從哪裡開始閱讀。
我需要精確報價、嚴格的截止日期或最終決定時，不會依賴摘要。人工智慧可能會忽略關鍵細節，或將兩個人之間的分歧簡化成比聊天記錄本身更清晰的協議。對於任何重要信息，我都會回到原始聊天記錄進行查看。
然而，摘要仍然節省了時間，因為它引導我專注於對話中需要仔細研究的部分。
3. 當你記不清關鍵字時，如何找出電子郵件
這個功能對我來說簡直是救星。我有三個孩子，總有表格或許可之類的東西我一刻也不想錯過。雖然傳統的搜尋功能在你知道要找什麼的時候很管用，但有時候我只記得日期或名字。可惜的是，我通常記不住郵件的內容。
我可能記得有人推薦過某個應用，或是發給我一個會議日期，但卻記不清是誰發的。有時我知道自己收到過附件，但我完全不知道檔案名稱是什麼。這可能導致我需要用略有不同的關鍵字進行多次搜尋。
人工智慧搜尋功能讓您可以用語言描述資訊。在 Gmail 中，您可以用自然語言提問，Gemini可以利用相關郵件產生答案或顯示包含答案的對話。
你可以問：「我們之前約好的面試日期是什麼時候？」或「是誰發給我關於新訂閱的資訊？」措詞不必與原始郵件完全一致。
和摘要一樣，我會在使用資訊之前打開原始郵件。這樣做的好處是，無需記住三週前郵件主題的措辭就能快速獲取資訊。
4. 提取任務和截止日期
郵件中不應該包含「工作安排」之類的字眼，目的是給你安排其他事情做。
請求可能會出現在冗長的更新末尾。有人可能會在涵蓋多個不相關主題的訊息中提到即將到期的截止日期或提出問題。如果你閱讀速度太快，請求就會被後面的內容淹沒。這真是讓人抓狂！不過，人工智慧可以掃描對話，找出待處理的問題、日期和任務。你可以詢問 Gemini 哪些訊息需要回覆、你已同意發送哪些內容，或者特定訊息串中是否存在即將到來的截止日期。
這是忙碌過後快速恢復狀態最有效的方法之一。我絕對不會把這張圖當作最終的待辦事項清單。錯過截止日期遠比節省幾分鐘重要得多，所以我會在把任何內容添加到日曆之前先查看原始訊息。人工智慧就像是第二道防線，能發現那些可能被忽略的細節。
5. 將相關對話分組
一個項目很少能永遠侷限於一個條理清晰的郵件線程。最初的討論可能用一個主題，安排行程的對話用另一個主題，後續跟進又用第三個主題。再加上多位參與者和轉寄的郵件，你的收件匣就會被訊息淹沒。
即使對話內容措詞不同，人工智慧也能辨識出它們之間的關聯。因此，您無需打開單個訊息線程並單獨搜索，而是可以請求獲取特定主題或項目的最新資訊。
AI 可以處理我實際的收件匣，包括我忘記正確分類的對話。
然而，監督仍然是必要的。兩個項目可能名稱相似，或者同一個人可能就毫不相關的主題給你發郵件。在認定人工智慧已經收集到正確答案之前，我會檢查它用來產生答案的郵件。
簡而言之：我希望人工智慧處理混亂，而不是對話。
隨著電子郵件服務商將自動回覆功能直接置於郵件下方，我們可能越來越難以避免使用人工智慧產生的回覆。對某些人來說，這些回覆免去了打字的壓力，加快了溝通速度。我理解它們的吸引力。了解如何在 Gmail 中向 Claude 發送郵件。
這並非我需要的功能。雖然自己斟酌措辭會花些時間，但它保留了發送郵件的初衷和本質。我更樂意節省的是與郵件往來相關的管理工作。
你是否使用人工智慧來節省管理郵箱的時間？請在評論區告訴我。
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