作為 Google 帳戶中（幾乎）所有文件的中心樞紐，雲端硬碟是 Workspace 使用者保存、整理和共享文件、表格和媒體的重要工具。為了幫助您更好地管理雲端硬碟並充分利用其協作功能，以下是您應該了解的 10 個隱藏技巧。
新增捷徑而不是複製檔案以節省儲存空間。
如果您正在整理雲端硬碟，並且需要從多個資料夾存取同一個檔案（這種情況在多個專案中很常見），則無需移動檔案或建立多個副本，這樣既會佔用儲存空間，也會妨礙不同團隊的協作人員使用同一個即時版本。只需將原始文件保留在原處，然後在其他位置建立捷徑即可。右鍵單擊雲端硬碟中的任何檔案開啟選項選單，然後選擇“整理”>“新增捷徑”，並選擇目標資料夾。
使用網址縮短服務可以快速建立特定於某個帳戶的新檔案。
URL 縮短服務可以大幅節省開啟新雲端硬碟檔案（尤其是文件、表格和投影片）的時間，尤其是在您同時登入多個 Google 帳戶（例如工作帳戶和個人帳戶）的情況下。當您在網址列中輸入 doc.new、sheet.new 或 slide.new 時，系統會自動在您的主帳戶下建立新檔案。加上 /1、/2、/3 等後綴，即可指定您要使用的帳戶。這樣就無需點擊多次即可建立新檔案。
使用修改後的共用連結自動建立副本。
另一個連結縮短工具可以強制共享文件的接收者建立副本，而不是僅僅查看或編輯原始文件。此功能適用於共用範本、清單和其他需要使用者編輯但又想保留原始版本的資料。只需將共享連結末尾的 `/edit` 或 `/view` 替換為 `/copy`，接收者打開連結時就會被提示「建立副本」。
上傳新版本以覆蓋現有文檔，而無需更改共用連結。
Google Originals 內容會在您編輯時即時更新，所有協作者都能看到更改，但 PDF、圖片和影片的新版本必須重新分享——除非您覆蓋原始文件。右鍵單擊任何非 Google 文件，然後選擇“管理版本”>“上傳新版本”，即可在更新時保留相同的共享連結。
將檔案鎖定為唯讀模式，以防止 Plus 進行修改。
如果您想共享雲端硬碟檔案的最終版本，但又想防止收件者進行編輯（無論是意外還是故意），您可以將其鎖定為唯讀模式。這種方法比將其轉換為 PDF 或管理不同使用者的權限要快捷得多。右鍵單擊該文件以開啟選項選單，然後選擇“文件資訊”>“鎖定”。 （請注意，在解鎖文件之前，您也無法進行任何編輯。）
啟用上傳轉換功能，將 .docx 檔案轉換為相容的 Google 檔案。
另一個可以省去您重複點擊操作的功能是自動將外部文件轉換為 Google 文件格式。如果您經常收到來自 Microsoft 使用者傳送的 .docx、.xlsx 或 .pptx 文檔，這項功能尤其有用。您無需每次都手動轉換，只需前往「設定」>「一般」，向下捲動至「上傳」部分，然後啟用將上傳的檔案轉換為 Google 文件格式的選項即可。
在 PDF 檔案中新增圖像說明框，以便提供直接回饋
可編輯的雲端硬碟檔案讓您可以輕鬆地高亮顯示文字並新增註釋，您也可以在預覽模式中對其他檔案類型執行相同的操作。此功能非常適合註釋圖片、佈局和設計，而無需下載檔案並在單獨的程式中開啟。只需雙擊開啟任何圖像或預覽 PDF，然後點擊頂部的註釋圖示。接下來，選擇要註釋的區域並新增您的評論。
使用進階搜尋篩選器快速尋找遺失的文件
我的個人雲端硬碟經常有點雜亂，導致我很難找到那些已經忘記文件名的舊文件，除非我滾動瀏覽一長串雜亂無章的文件列表。進階搜尋篩選器是解決此問題的關鍵，它允許您按文件類型、所有者和日期縮小搜尋範圍。只需在搜尋欄中輸入“類型：”、 “所有者：”、 “之前：”或“之後：”等關鍵字，然後加上您的搜尋條件即可。
建立專門的專案中心，方便存取相關文件。
雲端硬碟的組織結構非常簡潔；「首頁」標籤頁會顯示建議的檔案和資料夾，「我的雲端硬碟」標籤頁預設按字母順序排列，並可按修改日期排序。當然，您可以建立資料夾和移動檔案（包括使用上面提到的快捷鍵技巧），但建立一個動態的「中心」來快速存取相關文件也很有幫助，例如特定工作項目或假期相關的文件。付費工作區使用者可以使用「優先」標籤頁，該標籤頁可以將雲端硬碟中任意位置的最多 25 個檔案分組，而無需移動它們。免費使用者可以為項目加星標，或建立一個主文檔文件，並使用 @ 符號新增文件框。
使用 Drive 掃描器快速將收據和列印文件數位化。
事實上，您無需單獨的應用程式來掃描文件；Google 雲端硬碟內建了此功能，iPhone 和 Android 用戶只需使用裝置的攝影機即可快速將列印材料數位化並上傳到雲端硬碟。開啟雲端硬碟應用，選擇掃描圖示或加號(+)，然後點選「掃描文件」。 Google 會進行一些簡單的調整，之後您可以指定檔案名稱和上傳位置，然後點擊「上傳」。上傳後，您掃描的收據、合約和其他文件就可以像雲端硬碟中的其他內容一樣進行搜尋了。
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