我們都受習慣的驅使。我們每天都會經歷一些重複性的日常活動，這些活動可能會重複數次甚至數十次，這取決於我們的工作性質。你可以利用這些重複出現的時刻來養成新的習慣，從而提高你的整體工作效率。然後，將這些小習慣層層疊加。以下是一些你可以藉鏡的實用習慣，它們源自於你日常工作中那些重複性的任務，有助於你實現目標並提升工作表現。
無論你每天是在家工作還是在辦公室工作，你都可能參加不少線上會議。線上會議會讓人身心俱疲。每次開會前，在點擊「加入會議」按鈕之前，先轉動肩膀——向內、向上、向後。我們每天久坐的時間都太長了。轉動肩膀可以讓你稍微伸展一下身體。此外，它還能提醒你要保持正確的坐姿，並鼓勵你雙手分開。當你的手自然垂落在筆記兩側時，這也可以作為另一個提示。 （參見#2）
- 想像一下，你的筆記不只是內容的記錄，它們更像是舞台道具。想像筆記本兩側各有一面牆。你的手不應該放在筆記上，也不應該放在你和筆記之間。雙手分開放在桌面上，而不是交握在一起，這看起來可能有點傻，但完全沒問題。因為雙手分開坐直會感覺彆扭，所以你更有可能使用手勢。使用手勢有助於你消除在會議中發言時我們都會感受到的緊張情緒。當你透過指向與會者（無論是在現場還是在線上）來象徵性地「傳遞」訊息時，你就將緊張的情緒轉化為有益的行動，而不是緊張或顫抖的動作。
- 遵循「兩問法則」。在會議中，當同事或客戶提出意見後，我們往往會立刻說：“嗯，我覺得…”，然後表達自己的觀點。但實際上，你應該停頓一下，問兩個問題。停頓能給你思考的時間，而這兩個問題則能幫助你更能理解對方的視角，這或許會改變你表達自己觀點的方式。我很想告訴你具體應該問哪兩個問題，但實際上，這取決於對方發言的性質和內容。
以下是一些經典的實用問題：
“為什麼這個問題對你如此重要？”
你是如何得出這個結論的？
您還需要哪些資訊？
- 會議結束時，當主持人說「我想我們結束了」時，在查看手機之前，請先查看會議記錄。對我們很多人來說，下意識地會查看手機，看看有沒有會議期間收到的郵件。會議結束後，所有討論的內容都仍歷歷在目。但一旦你查看手機，會議主題就會變得模糊不清。你是否曾經在會後第二天查看會議記錄時，對自己說：「我寫的時候知道它的意思，但現在卻完全不知道是什麼意思了」？當你查看記錄時，你可能會注意到你記下了很多名詞。我們傾向於記錄想法或具體事物。給每個名詞加上一個動詞。如果名詞和動詞組合在一起，就構成了一個完整的句子，表達了一個完整的意思。下次你查看記錄，回憶會議內容時，這個句子就會變得清晰易懂。
- 每封郵件都應以收件人的姓名開頭。為了提高效率，我們常常會使用一些捷徑，但這些捷徑其實會削弱郵件的效果。如果郵件正文直接切入主題，你會更專注於內容本身。而如果以收件人的姓名開頭，你會更關注收件人這個人。你會想像他們的面容，回憶起上次與他們交談的情景，思考他們可能會如何理解這些資訊。關注收件人有助於你確定合適的語氣和措辭。透過個人化訊息，你可以提高訊息被理解的機率，從而增加達到預期效果的機會。
- 你可能每週都要參加幾十次會議。會議伊始，總會有人從閒聊轉入主題。如果你是會議主持人，在闡明會議目的之後，可以補充一個關鍵點，以提升與會人員交流的價值。例如，在說完“感謝各位抽出時間與我討論X”之後，可以加上一句“在我們正式開始之前”，然後提出一個開放式問題。
你還有其他安排嗎？
還有什麼其他值得討論的嗎？
你最近還在思考哪些主題？
願意放下自己的計劃，去了解對方的需求，這反映了你對客戶或同事的關心和幫助。就像在郵件開頭寫上收件人的名字一樣，在闡述自己的計畫之前，先了解對方的需求，可以將會議的重點從內容轉移到對方身上。這有助於建立融洽的關係，而不是單純地傳遞訊息。 *這有助於培養信任和促進合作。 *
你正忙於磨練職業核心技能。這些技能比溝通等軟技能更難掌握。將有效技巧應用於軟技能只需練習即可。透過改變一些小小的行為，你就能改變與他人溝通的方式。很快，這些行為就會成為你的新習慣，無需太多思考。 *提升溝通技巧能夠增強專業能力和領導力。 *
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